Bien recevoir un candidat en entretien, c'est lui envoyer une convocation complète, l'attendre à son arrivée, respecter la durée annoncée et lui répondre dans le délai promis. Le candidat juge l'entreprise dès son arrivée, et ces détails disent souvent plus de sa culture que la présentation qui suivra.
Que doit contenir une convocation à un entretien ?
Une bonne convocation évite la moitié des problèmes du jour J. Elle précise :
- la date, l'heure et la durée prévue ;
- l'adresse exacte, l'étage, le bâtiment, le code d'accès éventuel ;
- les moyens d'accès : transports, stationnement, accessibilité pour les personnes à mobilité réduite ;
- le nom et la fonction des personnes rencontrées ;
- le déroulé : entretien seul, cas pratique, visite, rencontre avec l'équipe ;
- un numéro à appeler en cas de retard ou d'imprévu.
Pour un entretien en visioconférence, le lien, l'outil utilisé et la marche à suivre en cas de problème technique.
À l'arrivée : être attendu
Rien n'est plus inconfortable que d'arriver dans un accueil où personne n'est prévenu. Quelques gestes simples changent l'expérience :
- informer l'accueil du nom des candidats attendus ;
- prévoir un endroit pour patienter, avec de l'eau et, si possible, de quoi lire sur l'entreprise ;
- limiter l'attente : au-delà de dix minutes, venir s'excuser et donner une estimation ;
- accompagner le candidat jusqu'à la salle plutôt que de lui indiquer le chemin.
Si le candidat vient de loin, ou si la journée comporte plusieurs étapes, prévoir les pauses et, selon les cas, la prise en charge du déplacement.
Pour un entretien à distance, les mêmes principes s'appliquent : se connecter quelques minutes avant, vérifier le son et l'image, et ne pas laisser le candidat seul dans une salle d'attente virtuelle sans nouvelles. Si un participant est en retard, quelqu'un doit le dire au candidat.
Pendant : un entretien qui respecte le temps annoncé
L'entretien commence par une présentation du déroulé et des personnes présentes ; sur sa conduite elle-même, voir ce que mesure vraiment l'entretien. Il respecte la durée annoncée. Il laisse une vraie place aux questions du candidat. Il se termine par une information claire sur la suite : prochaines étapes, délai de réponse, interlocuteur.
Après : une réponse, dans le délai annoncé
Le moment où beaucoup d'entreprises perdent la confiance des candidats est le silence qui suit l'entretien. Une réponse, même négative, envoyée dans le délai annoncé est le minimum. Un refus personnalisé après un entretien, avec un ou deux éléments concrets, est un geste que les candidats retiennent.
Pourquoi c'est de la marque employeur
Le candidat reçu aujourd'hui sera peut-être un client demain, un candidat pour un autre poste dans deux ans, ou la personne qui racontera son expérience en ligne ce soir. L'accueil le jour de l'entretien ne coûte presque rien. Celui du premier jour non plus : voir souhaiter la bienvenue à un nouveau collaborateur.
